DXR165の備忘録

自分用の備忘録です。

Excel データを Wordで差し込み印刷  

Excelで作成した表形式のデータを1行ずつWordのひな型の文章に印刷するときに、Wordの差し込み印刷機能を使います。 慣れれば簡単なのですが、最初はとっつきにくです。
 
Word2003の場合
差し込み印刷ツールバーで設定する方法が便利で、応用が利きます。差し込み印刷ウィザードはちょっとクセがあり使用される用語(宛名、宛先、レターなど)から機能が連想しにくいため使いにくいです。

まず、元になる文章を開きます。

差し込み印刷ツールバーを表示します。 最初は必要最小限のボタンを表示設定しているが、▼をクリック すると自由に設定できます。

メイン文書の設定ボタンでメイン文書の種類を「レター」にします。

データソースを開くボタンをクリックし、もとになるエクセルのファイルの場所とシートを指定します。

差し込み印刷フィールドの挿入ボタンをクリックし、フィールドを挿入します(先に挿入する位置にカーソールをもっていく)

差し込んだデータの表示ボタンをクリックし、表示を確認します。 問題なければ、プリンタに差し込みボタンをクリックし印刷


Word 2007以降
基本的にWord 2003の時と同じですが、リボン方式になったため、「差し込み文章タブ」のコマンドを上の手順を参考に設定してください。


関連情報

メイン文章の種類(実務でよく使うもの)

レター : 1データにつき1ページ印刷するときに使います。案内状の宛名など
ラベル : ずばり宛名ラベルを印刷します。実務では必須ですね。

ラベルか封筒に直に印刷かで悩むとことです。ラベルは手軽ですが、ラベルを一枚一枚貼る手間が必要です。プリンターに負荷が少ないようでしたら、テストしてから慎重に封筒での印刷を考えてもいいと思います。

メイン文章の種類で「名簿」がありますが、レターとの違いは1データが1行に印刷できるところにあります。実際のところ必要ケースはあまりないようです。

差し込み印刷はWordの文章の中にフィールドコードというExcelの関数のような命令を植え込むことで実現しています。
Alt キーを押しながら F9 キーを押すと、フィールド コードが表示されます。


参考ホームページ は「よねさんのWord とExcel の小部屋」「趣味のパソコン WORD応用」 「インストラクターのネタ帳」

変更履歴
2013/09/09 Word 2007以降に対応した内容に修正



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category: 差し込み・ラベル印刷

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