DXR165の備忘録

自分用の備忘録です。

ラベル印刷をパソコンで作成する方法  

ビジネスでも家庭でもラベル印刷の需要は多いようです。ビジネスでは顧客にダイレクトメールを発送するときに宛名ラベルを印刷しないといけまませんし、家庭でも,趣味のサークル員に案内を送るなど、いろんな場面でラベル印刷は必要になることがあります。宛名の数が5、6人なら手書きで封書に書けば済みますが、2、30人ぐらいになると時間がかなりかかりますし、気力的にもウンザリです。さらに一定量の宛名書きが定型作業となれば手書きは現実的ではありません。そこで、パソコンでのラベル印刷を検討してみてはいかかでしょう?

パソコンでラベル印刷する方法はいくつかります。

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ワード(Word)の差し込み印刷機能を使う。

エクセル(Excel)のラベル印刷ウィザードを使う。(Excel 2007以降、アドイン登録必要)

アクセス(Access)にデータをインポートし、レポートで作成する。

ラベルメーカーの無料提供の印刷ソフト

市販のラベル印刷専用ソフト
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と選択肢はたくさんありあます。
私の一番オススメはワード(Word)の差し込み印刷機能です。理由は

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市販パソコンなどではすでにインストールされているので、追加でソフトを購入する必要がない。

企業のパソコンでは勝手にソフトをインストールできないので、既存オフィスを使うしかない。

詳しい情報はネットにたくさんある。

日本で市販されている一般的なラベルに対応していると思われる。

一度、操作を覚えておくと、ワード(Word)は多くのパソコンにインストールされているので、いざ必要というときどこでも使える可能性が高い。

差し込み印刷機能ではラベル印刷以外に「定型文章に名前を差し込み」や「はがき・封書の宛名」や「電子メール作成」などがあり、差し込み印刷の操作を1つ覚えることでこれらのことも応用が利く。
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などです。Word 2003までは使いにくかったのですが、2007以降はだいぶ改善されました。ぜひ、みなさんもWordの差し込み印刷でラベル印刷をしてみてください。

category: 差し込み・ラベル印刷

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差し込み印刷を繰り返し行うとき  

毎週の月曜日には、1週間分の新会員Excelデータで所定の宛名ラベルを印刷するなど、毎回、データソースが更新される場合の差し込み印刷の手順


1、初回はこの方法で作成→Excel データを Wordで差し込み印刷

2、「結果のプレビュー」(Word 2003 は「差し込んだデータの表示」)を表示しない状態で文章を保存する。 この状態にしておくことで、保存後にこの文章を開いたときに、この文章が通常の文章ではなく、差し込み印刷のひな形であることがわかりやすくなります。

3、初回で設定したExcelのファイル名とパスを記録しておく。

4、2回目以降は更新されたファイルを同じパス、ファイル名、シート名、列名(フィールド名)で作成する。

5、保存した文章を開く、このとき、「データベースからデータが文章に挿入されます。続行しますか?」と聞いてくるので「はい」を選択する。

6、「結果のプレビュー」(Word 2003 は「差し込んだデータの表示」)で内容を確認し、OKなら印刷する。


関連情報
差し込み印刷のデータソースはExcelで作成した一覧表などが多いと思います。この時の表の列名(氏名、住所など)が差し込み印刷フィールドの名前と連動しているようです。

差し込み印刷を設定した文章でどのようなデータが設定されているか確認するには、「アドレス帳の編集」コマンドで表示されるダイアログのデータソースでファイル名がわかります(Word 2007以降の場合)。

パスまで確認するには

Alt + F11 でVBEを起動し、次に Ctrl + G でイミディエイト ウィンドウを表示し
? ActiveDocument.MailMerge.DataSource.ConnectString  と入力し、Enterキー押下すると、情報が表示されます。
その中のData Source=以降にパスとファイル名が表示されています。イミディエイト ウィンドウに入力する文字列の最初は半角の?で、次は半角スペースです。

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ラベル印刷 フチなし レーザープリンター  

ビジネスに必須のラベル印刷ですが、レーザープリンターで印刷する際は注意が必要です。

市販のラベルシートにはフチなし印刷対応のインクジェットプリンター用の左右に余白がないタイプがあり、これはレーザープリンターには適しません。現在、私の知る限りでは「レーザープリンターは左右の余白をゼロにすることはできない」のです。ですので、ラベルを購入する際は左右に余白があるものを購入しないといけません。店頭には同じメーカーでもたくさんの種類のラベルシートが並んでいて、どれを選んだらいいか迷っていしまいます。事前にネットで調べておくのがいいようです。

ラベルシートを印刷するまえに普通紙でテストして、印字位置を確認します。
トレーは「手差しトレー」が無難です。ページ指定で1ページだけ印刷するようにして、まず1ベージ分のラベルシートを印刷して、印字位置、通り具合をテストします。くれぐれもシールがはがれて、プリンター内部に張り付くことのないよう細心の注意を払ってください。もし、そうなったら、復旧には修理に来てもらうことになります。印刷のまえに必ず、プリンターのマニュアルををご覧ください。

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Excel ラベル印刷ウィザード  

Excel 2007 以降ではラベル印刷ウィザードが使えるようです。ラベル印刷ウィザードを使うには、最初の一回だけ、アドインの登録作業が必要です。

Excel ラベル印刷ウィザードを使ってみて

1. データの絞り込み機能がない。

2. 市販ラベルのテンプレートの数が少ない

3. レイアウトは自由に配置でき、図形も挿入できる。

4. 印刷設定が保存できない。


まとめ

従来から手慣れたWord 差し込み印刷の方がいいと思います。Wordがない人向け。


2012/10/25追記
Office 2003をお使いの皆様はラベル印刷ウィザードは使えませんので、Wordの差し込み印刷機能をお使いください。あまり知られていないことのようで、宛名ラベル、ハガキなども差し込み印刷でExcelデータをもとに作成できます。Accessよりも簡単ですし、凝ったことをしないようなケースでは適していると思われます。ただし、Wordが必要ですが、今のご時世、Excelがあれば当然Wordが入っていますよね。

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差し込み印刷のメイン文書の設定で、「標準のWord文章」はどのようなときに使うのか  

Wordの差し込み印刷で定型書簡を作成するときにメイン文章の種類は「レター」にします。宛名ラベルのときは「ラベル」です。では「標準のWord文章」はどのようなときに使うのでしょうか。データファイルから切り離して、普通の文章として保存する場合に選択します。

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差し込み印刷の文書を開くと 「次の SQL コマンドが実行されます」と表示  

Wordで差し込み印刷のフィールードを埋め込んで、Word文章を保存し、再び開くと上のようなメッセージがでます。これはセキュリティーの関係でわざと出るようになっているそうです。差し込み印刷をする場合は「はい」をクリックします。SQLが発行され、データファイルからデータが取り込まれます。このメッセージを表示したくない場合はレジストリの設定を変更する必要があります。

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Excel データをExcel VBAで差し込み印刷  

ExcelデータをWordで差し込み印刷する方法は手軽ですが、応用が利かない、Wordがいるなどの難点があります。Excelだけ実現しようとすると多少のVBAの知識が必要です。

印刷用シート (p)
データ用シート (data)
表のセル範囲 ("B2:G6")  タイトル行は含みません。

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Dim n As Long
Dim rec_count As Long
Dim myRange_Table As Range

Set myRange_Table = Worksheets("data").Range("B2:G6")
rec_count = myRange_Table.Rows.Count

For n = 1 To rec_count
    Worksheets("p").Range("C10").Value = WorksheetFunction.Index(myRange_Table, n, 2)
    'データ用シートからINDEX関数でnレコード目の2列目のフィールドを印刷用シートのセルにセット
    Worksheets("p").PrintOut
Next n
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Excel データを Wordで差し込み印刷  

Excelで作成した表形式のデータを1行ずつWordのひな型の文章に印刷するときに、Wordの差し込み印刷機能を使います。 慣れれば簡単なのですが、最初はとっつきにくです。
 
Word2003の場合
差し込み印刷ツールバーで設定する方法が便利で、応用が利きます。差し込み印刷ウィザードはちょっとクセがあり使用される用語(宛名、宛先、レターなど)から機能が連想しにくいため使いにくいです。

まず、元になる文章を開きます。

差し込み印刷ツールバーを表示します。 最初は必要最小限のボタンを表示設定しているが、▼をクリック すると自由に設定できます。

メイン文書の設定ボタンでメイン文書の種類を「レター」にします。

データソースを開くボタンをクリックし、もとになるエクセルのファイルの場所とシートを指定します。

差し込み印刷フィールドの挿入ボタンをクリックし、フィールドを挿入します(先に挿入する位置にカーソールをもっていく)

差し込んだデータの表示ボタンをクリックし、表示を確認します。 問題なければ、プリンタに差し込みボタンをクリックし印刷


Word 2007以降
基本的にWord 2003の時と同じですが、リボン方式になったため、「差し込み文章タブ」のコマンドを上の手順を参考に設定してください。


関連情報

メイン文章の種類(実務でよく使うもの)

レター : 1データにつき1ページ印刷するときに使います。案内状の宛名など
ラベル : ずばり宛名ラベルを印刷します。実務では必須ですね。

ラベルか封筒に直に印刷かで悩むとことです。ラベルは手軽ですが、ラベルを一枚一枚貼る手間が必要です。プリンターに負荷が少ないようでしたら、テストしてから慎重に封筒での印刷を考えてもいいと思います。

メイン文章の種類で「名簿」がありますが、レターとの違いは1データが1行に印刷できるところにあります。実際のところ必要ケースはあまりないようです。

差し込み印刷はWordの文章の中にフィールドコードというExcelの関数のような命令を植え込むことで実現しています。
Alt キーを押しながら F9 キーを押すと、フィールド コードが表示されます。


参考ホームページ は「よねさんのWord とExcel の小部屋」「趣味のパソコン WORD応用」 「インストラクターのネタ帳」

変更履歴
2013/09/09 Word 2007以降に対応した内容に修正



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